どうしても仕事が終わらない！
ネットサーフィンをしていると、ついつい時間が経ってしまう……
仕事を少しでも効率的に進めるために、何かしらの仕事術を参考にしたいと思うことでしょう。
実は、仕事術の中でも非常にシンプルで誰もが知っているのに、意外と活用されていないものがあります。
これらの方法は意外と効果的ですので、ぜひ試してみてください！
超シンプルで効果抜群の”ToDoリスト”を活用
勤務時間を短縮し、仕事の効率を上げる方法はたくさんあります。
机の上を整理するだけの簡単なものもあれば、自分の体や生活のリズムを利用するなど少し難しいものもあります。
使うかどうかは別にして「近道のノウハウ」は知らないより知っていたほうがいいでしょう。
なぜなら、実際に残業せずに成果を上げている人はさまざまな工夫を凝らしているからです。
おそらく、知っていてもやっていない時短ノウハウはたくさんあるはずです。
その代表的なものが「ToDoリスト」だと思います。
これは、実は最も簡単で直接的な時間短縮の方法なのです。
私は現在、ビジネス課題のコンサルティングを行いながら大手企業の責任者として600人規模の部下を持ちマネジメントを行っています。
いずれの場合も、「ToDoリストを知っていますか？」と尋ねるとほとんどのビジネスマンはその存在を知っています。
ところが、「では、ToDoリストを業務に活用していますか？」と聞けば、皆さんから良い返事が得られないのです。
ToDoリスト……これをやらない手はありません！
4つのステップで作るシンプルなやり方
ToDoリストを作る方法はいろいろありますが、今回は私が長年愛用している方法をご紹介したいと思います。
この方法はシンプルで、次の4つのステップで構成されています。
- 前日までに、やるべきことと、時間のあるときにやりたいことをリストアップする。
- メモ用紙に優先順位の高い順に書き出す。
- 会社に着いたら、順番にやる。
- 終わったら、スラッシュラインで消して、思いついたら新しいものを追加する。
私のおすすめは、空いた時間にやりたいことを書き出すことです。
仕事でなくても、「将来のために本を買う」とか「週末の飲み会の場所をインターネットで調べる」とか、そういうことでもいいのです。
ぜひ、試してみてください。
こういったことを書き留めておけば、仕事へのモチベーションが数段上がります。
私はメモ帳に書き留めていますがスマートフォンやタブレットでもOKです。
自分がやりやすい形を見つけていただければと思います。
ToDoリストで無駄な時間を大幅に削減
ToDoリストの最大のメリットは、無駄な時間を大幅に削減できることです。
仕事が遅い人は、たいてい出鼻をくじかれます。
以前の私もそうでした。
仕事場に着いても、なかなか仕事を始められない。
同僚とおしゃべりしたり、昨日のスポーツの試合結果をチェックしたりしながら、「まずはウォーミングアップだ」などと言い訳をして、ほとんどの時間を過ごしてしまうのです。
その後、コーヒーを飲みながらメールをチェックしたりネットサーフィンをしたりする。
気がつけばお昼近くになっていて、「早めの昼食をとって、午後から本腰を入れよう」と考えている。
皆さんにも思い当たる節はありませんか？
意味もなく30分、1時間とネットサーフィンやYouTubeを見続けた経験があると思います。
もし、この時にToDoリストを使っていたら？
おそらく、時間を無駄にすることはなかったでしょう。
やるべきことがはっきりしていれば、時間を無駄にすることなく仕事に取り掛かることができます。
ToDoリスト使うだけで無駄な時間が減り、自然と残業時間も減るのです。
騙されたと思って実践してみて下さい。
これを実践してもまだ残業しているという方は、ぜひ次の方法を試してみてください。
始業前の時間を活用
始業前！？この時間は誰が払うの？と疑問に思う人もいるでしょう。
会社によっては、残業代は出ますが早出は出ないことの方が多いです。
たとえ会社からお金が出なくても、この時間に行う仕事には価値がありそれなりの見返りがあるはずです。
捉え方によっては「朝活」の1つとも言えそうです。
やるにしてもやらないにしても、知っておいて損はないと思いますのでこのセクションも参考にしてください。
以前に、嶋コンサルである30代のセールスマンのプライベートコンサルティングをしたことがあります。
その営業マンの最大の悩みは、「仕事が多すぎて手に負えない」ということでした。
計画通りに仕事を進めていても、急に仕事が入ってきて計画を崩されてしまう。
バタバタしているうちに仕事が溜まってしまい毎日のように深夜まで残業することになってしまった、と。
忙しい日に限っては始業時間前に出社する
この問題を解決するために、私は「ToDoリスト」に加えて、「忙しい日に限って始業時間前に出社する」ことを提案しました。
これにより残業時間が劇的に減り、彼はようやく定時に帰れるようになりました。
この経験から、嶋コンサルでは営業マンにはまず「To Doリスト」の活用を勧めました。
さらに、仕事が多い日には、10分でも20分でもいいから早く会社に来て雑用を済ませるようにアドバイスしています。
この時間を利用して、やり残した仕事をしてもいいし、今日やらなければならないことを少しでも片付けておくのもいいのです。
やり残した仕事を片付けるのは気分がいいものです。
また、やらなければならない仕事を少しでも片付けるだけでも、すでに仕事をしたような優越感に浸ることができます。
良いスタートを切った日は、間違いなく質の高い一日になります。
3ヵ月後、その営業マンは「ToDoリストを使って、週に2日だけ早く出社しています」と言ってきました。
その営業マンは、よほどのことがない限り残業はしなくなったといいます。
まとめ「ToDoリスト＋忙しい日だけ前倒し出社」
結果を出し続けるビジネスマンは、ToDoリストをうまく活用して時間を有効に使っています。
彼らは仕事に追われるのではなく、逆に仕事が来るのを待っているフシさえあります。
残業を減らすためのポイントは、会社に着いたらすぐに仕事を始められるように、ToDoリストに書き出し、仕事に追われるのではなく、仕事を追いかける形を意識的に作ることです。
そうすることで、残業時間を劇的に減らすことができます。
時間管理にお困りの方は、ぜひ「ToDoリスト＋忙しい日だけ前倒し出社」をお試しください。
