「取引先へのプレゼンを任された」「幹部が集まる会議で業務内容の説明をしないといけない」など、サラリーマンとして働くうえで「人前で話すこと」は避けてとおれないことです。
ただ、「人前で話す」となると緊張してしまう人も多く、「話が上手いと言われたいけど、実際には難しい…」と悩む人も多いのではないでしょうか。
何気なく人前で上手に話すひとをよく見かけますが、実は「話が上手い」と言われる人には、ある一定の共通点があります。
今回は、話が上手いと言われるための7つのポイントについて解説していきます。
7つすべてが無理だとしても、1~2つ実践するだけでも話を聞く側の印象も大きく変わってきます。
話す前に事前準備が重要「話す内容をストーリーにすること」
人前で話すうえで実践したい「7つのポイント」をお伝えするまえに、まずは話をするうえでの「大切な事前準備」からお伝えします。
俗にいう「話が上手い人」は、次からつぎへと言葉が出ているように見えますので、「ぶっつけ本番でよくあんなに上手に話せるな」と思われるかもしれません。
たしかに、話が上手いひとのなかにはなんの準備もせずに話せる人もいますが、話が上手いひとのほとんどは事前準備に時間をかけています。
では、どんな点を準備すればいいのでしょうか…
その答えは「話す内容をストーリー仕立てにして頭に叩き込むこと」です。
つまり話さなければならない題材を自分の頭の中で整理し、起承転結をイメージしておくのです。
ここで大事なのは「自分が何を伝えたいか」ということではなく、「話を聞いた相手にどんな行動を起こして欲しいか」です。
「相手に起こして欲しい行動」とは、たとえば取引先との打ち合わせであれば「相手先に購入してもらう」などの行動をあらわしますし、相手が上司であれば「なんらかの判断をしてもらう」といった行動を求めている場合もあります。
「あれも伝えたい」「これも話さないと…」という思いから、話す内容をストーリーにすると、結局のところ相手に伝わらない話になってしまいます。
一方、相手のことを考えたストーリーは、相手に受け入れてもらいやすくなります。
1．先に結論を言ってから根拠を示すこと
話す内容をストーリーにしたら、つぎに話の冒頭に何を持ってくるのかを考えていきます。
プレゼンや会議での説明でオススメしたい話法は「結論を先に持ってくる」という方法です。
これは文章をかくときでも同じことがいえます。
さきに結論を書き、そのあとで「結論に至った経緯を話す」といった流れで話せば、より説得力が増します。
さきに結論を言ってからあとで根拠などを話していく手法のことを「PREP法」といいますが、これはプレゼンや文章を書いたりするときの基本となりますので、ぜひ覚えておいてください。
＜PREP法＞
Point…冒頭に話す内容の結論や要点を述べる
Reason…その結論に至った理由について話す
Example…その理由に説得力を持たせるための具体的な数値を伝える
Point…最後にもう一度話の結論を言って自分の主張を加えて終話する
2．具体的な数値根拠を話す
結論を伝えたあとは「その結論に至った理由」や「何故その結論を伝えるべきなのか」といった「根拠」を話すようにしてください。
そして、この根拠を伝えるときに大切になってくるのが「具体的な数値」です。
たとえば、勤務先で「会議室を増やさなければならない」といった説明をするときのことを想像してみてください。
さきほどの「さきに結論を言う」という方法を当てはめると、まず冒頭に「会議室のスペース拡大の必要性について説明します」と結論を話すことでしょう。
つぎに、その結論に至った経緯を話すわけですが、以下のパターンAとパターンBであれば、どちらに説得力があるでしょうか？
＜パターンA＞
会議室のスペース拡大の必要性を訴える理由は「ほとんどの部署が会議室が足らない」と言っているためです。事実、一週間のうちほとんどは会議室が開いていないという意見が出ています。
＜パターンB＞
会議室のスペース拡大が必要な理由は「営業部の50人中40人、つまり社内の80%の人が会議室が足らないと言っているからです。また1週間におこなわれる会議は全体で100件ほどありますが、現在会議室は３つしかないため、25件の会議は他部署の会議室を借りているといった背景もあります」
どちらが説得力があるかは一目瞭然です。
「話が上手い人」と言われるためには、できるだけ具体数値を話に盛り込むようにしましょう。
また、実際のビジネスの現場でありがちな、以下のような表現もできれば避けるようにしましょう。
・できるかぎり…
・強化したい…がんばりたい…
・私の主観ですが…
・〇〇というイメージです
3．自分が話すポイントはいくつあるかを先に伝える
この点は、話の結論を言ったあとの「理由や根拠」、そして「最後の結論」をいうときにとても大切になってくるポイントです。
たとえば、さきに結論を伝えてから理由を話す場合、「その結論にいたった理由は3点あります」と、さきに伝えるようにしましょう。
そうすることで、話を聞く側は「3点ってなんだろう？」と聞く姿勢になってくれますし、話すほうもポイントを絞って話せるようになります。
4．既存の情報を伝える場合でも自分の意見はしっかり伝える
取引先にプレゼンをしたり上司に業務進捗を説明する場合、ありがちなケースとして「目の前の数字だけを話してしまう」といった場面をよく見かけます。
さきほどの例でいくと、「会議室がないと困っているのが80％で、実際週間25件の会議ができなくなっている」といった具体数値を言うだけで終わるようなケースです。
たしかに具体数値をいうだけでも、それはそれで説得力はあるのですが、できれば数字を述べたあとに「自分の意見」も併せて伝えるようにすれば、より説得力が増します。
たとえば「会議室がないと言っているのは全体の80%です。私の意見としては、これら80%の社員が会議ができないために積極的な議論ができず、貴重な意見が埋もれてしまう現実にはとても悲しいものがある…と感じています」
いかがでしょうか？
単に数字を言っただけの場合と、自分の意見を合わせて伝えた場合とでは、かなり説得力が違ってくるのではないでしょうか。
5．接続詞を使い過ぎない
「そして」「また」「ちなみに」など、プレゼンや文章を書くときについ使ってしまいがちなのが、この「接続詞」です。
ある意味、使い勝手のいい「接続詞」ですが、話をスッキリさせるためには、あえて接続詞を省いたほうが相手に伝わりやすい場合もあります。
たとえば、さきほどの会議室の問題を例にしてみると、以下のような感じになります。
＜悪い例＞
会議室が足らない現実は、わが社の致命的な問題になっています。
ちなみに、社内で会議室が足らないといっている人は全体の「80%」にものぼります。
＜良い例＞
会議室が足らない現実は、わが社の致命的な問題になっています。
社内で会議室が足らないといっている人は全体の「80%」にものぼります。
一見唐突に聞こえるかもしれませんが、「そして」「それから」「したがって」「ちなみに」などの接続詞が何度も続くと、そこから先の本題がブレてしまうことがあります。
接続詞はどうしても使わないといけない部分だけ使って、そのほかはできるだけ省いてみるようにしましょう。
6．最後に伝えたいことを復唱する
ひととおりの話が終わったら、最後に復習の意味もこめて「今回お伝えしたかった内容をポイントだけお伝えしておきます」と前置きして、要点だけを伝えるようにしましょう。
人間は「忘れる生き物」です。おそらく会議やプレゼンを聞いている人のなかには、5分前に聞いた内容も10~20%程度は忘れ去られてしまっています。
自分が伝えた内容をもとに「相手に行動を起こして欲しい」と思うなら、再度話の最後に「まとめ」として復唱するようにしましょう。
7．声の質と話すタイミングにこだわる
最後に話が上手い人と言われるための、ちょっとしたテクニックをお伝えしておきます。
話をするうえで、内容とともに大切なのは「声のトーン」です。低い声でごにょごにょ…と話されるよりも、いつもよりひとつ高いトーンで話すように心がけてみてください。
ジャパネットタカタで商品のプレゼンをする人が、みんな少し声のトーンが高いのは「より相手の心に響かせるため」です。
低い声の担当者がテレビショッピングでマッサージ機をプレゼンしても誰も買わない…というのと同じです。
また、プレゼンの最中には「間をあける」といったテクニックも有効かもしれません。
たとえば「今から大切な点を2つお伝えします」と言ってからすぐに本題に入るのではなく、3~5秒くらい相手の目を見つめて（資料を見るのではなく）沈黙の時間をわざと設けるのです。
そうすることで話を聞く側は「あれ？どうしたのかな？この先どんな重要な話が聞けるんだろう？」と、益々注目してくれるようになるでしょう。
ドイツのヒトラーが群集を前にして演説をするとき、普通の人なら耐えられないくらいの沈黙の時間をわざと作ったそうです。
そうすることで群衆の注目を自分に集め、注目のレベルがMAXになった段階で一気に演説をはじめました。
我々サラリーマンがプレゼンするときには、同じ手法は使えないかもしれませんが、少しくらいは真似してもいいかもしれませんね。
