今やAmazonなしでの生活が考えられなくなっているほど、皆さんはアマゾンにどっぷり…ではないでしょうか？
革新的なサービスを生み出すAmazonには、とても興味深いビジネスルールが存在するのはご存知でしたか？
今日はそんなAmazonのちょっと面白そうな、話のネタにでも使える内容をお届けします。
皆さんの仕事のパフォーマンスを向上させるヒントにもなっていますよ！
真似できるところはマネしてみましょう。
朝礼のポイント｜会議のありかたを考えてみる
会議資料としてよく使われるのが、要点を箇条書きにしたパワーポイントです。
多くの企業や組織では、プロジェクターを使ってパワーポイントを表示し、説明を加えることで、説明をする人は資料を作りやすく、聴衆は整理された内容に耳を傾けやすくなっています。
アマゾンでは、「パワーポイント」や「箇条書き」の会議資料を見ることはほとんどありません。
これは、アマゾンでは会議資料は「文章」形式で書かなければならないというルールがあるからです。
通常は「Word」で作成し、プリントアウトして会議で配布します。
最先端のデジタル企業であるアマゾンが大量の文章を資料として使っていることに驚きを隠せませんね。
しかも、これらの資料は会議の前や途中で配布されることが多く、参加者が事前に読むことは必ずしも期待されていません。
これは、「その場で読んで理解できる文章を書く」ことが資料作成の前提になっているからです。
なぜアマゾンでは箇条書きやパワーポイントが禁止？
結論から言えば、箇条書きの場合は行間を読まれてしまい、異なる解釈をされてしまうことがあるからです。
また、発表者は行間に様々な考えや考察を埋め込んで説明することが多いため、後から思い出すのは非常に難しいのです。
皆さんも先週の会議の内容を隅々まで思い出せないのではないでしょうか。
箇条書きのパワーポイントでは、なおさらその傾向が顕著です。
小さな認識のズレが積み重なって…
例えば、「最高の顧客体験を提供します」という内容のパワーポイントを用意し、そのために具体的に何をするのかをプレゼン当日に口頭で説明したとします。
このような場合、会議のプラットフォームにはその場で詳細が伝わっているかもしれませんが、後日ドキュメントを確認したときや、会議に出席していない他の人が見たときにはどうなるでしょうか。
「こんな話をしていたのではないか」
「こんなことをしようとしていたのではないか」
と、自分なりの解釈をしてしまい、本来の意味がうまく伝わらないことがあります。
このような誤解は、最初は小さくても、時間が経つにつれ、大きな解釈のブレとなって現れます。
その結果、最終的なアウトプットに大きなズレが生じ、本来の目的が達成できないこともあります。
小さな組織であれば、普段から顔を合わせ、職場の状況やお互いの考え方を理解していれば、このような問題は起こりにくいでしょう。
しかし、組織が大きくなってくると、お互いの状況を見て頻繁に確認することが難しくなってきます。
アマゾンが小さな組織だった頃は、お互いのコミュニケーションについてそれほど気にしていなかったでしょう。
会議の資料はパワーポイントで作成し、箇条書きにすることが多かったと推察します。
しかし、グローバル企業として成長するにつれ、社員や関係者の数が多くなり、組織内のコミュニケーションが容易でなくなり、その弊害も見過ごせなくなってきました。
そこで、ベゾスは2006年頃に次のように定めました。
“会議資料は箇条書きにしない。”Use narratives.”
つまり、文章で書くということです。
ベゾスは、おそらく週に何十枚ものレポートを受け取っている。
だから、誰よりも箇条書きの問題に悩んでいたのでしょう。
ミスコミュニケーションの他にも、パワーポイントの箇条書きには問題があります。
箇条書きのパワーポイント文書を作成するのは比較的簡単ですぐにできますが、一方でいくつもの書き出し文書を書くのは骨の折れる作業です。
枚数を気にせずにスライドに自分の考えを列挙することができ、会議当日は飛ばして口頭で説明することができます。
つまり、”ぶっつけ本番 “で資料を作ることができるのです。
これでは…解釈の違いは生まれるわ、クオリティの低い資料になってしまうわで、何も良いことを生み出しませんね。
おそらくですが、日本企業の大半の会議が、ただの報告会や時間つぶしになっているのは、こういった資料作りの姿勢が一つの要因として考えられるでしょう。
しかし、きちんとした文章を書くとなると、読んだときに腑に落ちない部分がないように、最初から一貫していなければなりません。
そのためには、適切な情報を用いて、精査・精緻化のプロセスを踏む必要があります。
エッセンスを凝縮して文章にしようとすると、どうしても何度も書き直さなければなりません。
ベゾスはおそらく、この精査と修正のプロセスを想定して、今回の会議の資料作成のルールを考えたのではないかと思います。
まとめ：体裁よりも中身の質を重視する資料作りを
PowerPoint文書の見栄えを良くするために、アニメーションを使うのが一般的だと思います。
単純な箇条書きであっても、一行ずつ表示することでインパクトを与えることができますし、アニメーションを多用することで見る人の注意を引くことができます。
しかし、無駄を嫌うベゾスは、そのようなアニメーションの作成に時間をかけることを無駄だと感じていたのかもしれません。
会議資料の作成に「パワーポイントは使わない」というルールがあるのは、「見た目がきれいなだけで中身のない資料はいらない」というベゾスの考えが反映されているのでしょう。
皆さんの資料作りはどうですか？
ぜひAmazonの考え方を参考にしてみて下さい。
