社内の意見調査はMicrosoft Formsで片付けよう！

「会議の希望日時をヒアリングしたい」

「スタッフの意見をアンケート方式でとりたい」

ビジネスの現場では社内・社外を問わず、さまざまな人の意見を集約するケースがあります。

多数の意見を効率よく集約するためには、既存のofficeソフトを使う企業もありますし、なかには専用のシステムを使っている企業もあるかもしれません。

ただ、実際のところは手軽に使える「Excel」で情報を集約しているパターンがほとんどです。

しかし、Excelでの情報集約にはさまざまなデメリットも多いのが現実です。

簡単にデータを取りまとめるには、意外に知られていない「Microsoft Forms」を使うことをおすすめします。

簡単な情報の集約や分析にExcelが向いていない理由

まず、ビジネスの現場でよく使われる「Excel」が、情報の集約に向いていない理由から簡単にお伝えしておきます。

間違いが多く発生し修正に時間がかかるケースがある

たとえば、社内情報の集約のため「各部署の会議日程ヒアリング」を、Excelで実施した場合を想定してみます。

この場合、ヒアリングの内容としては「会議時間」「日程」「参加者」「会議の内容」などがあげられると思いますが、出てきた回答を見ると「回答して欲しいところが抜けている」「入力の主旨を説明したのに回答がバラバラ…」といったことが多発するのではないでしょうか。

しかし、一旦回答をもらったあとで再度依頼を出すのも時間がかかるため、結局は「幹部への報告まで時間がないし、こっちで直すか…」と、手間暇をかけてあとで修正しているケースも少なくありません。

Excelには「入力規則」が設定できますので、ある程度の入力ルールは決められるかもしれません。

ただ、Excelはそもそもアンケート用に作られたソフトではないため、「自由に入力されてしまい、あとで修正が必要になる」といったことがよく発生します。

そのほか、Excelを使うと以下のようなデメリットが発生することもあります。

・動作が重くなりやすい（入力規則・条件付き書式で重くなる）

・シート保護などファイルの利用制限をかけすぎるとUIに影響がある

・レガシー機能「ブック共有」を有効にするとファイルを破損させてしまうリスクがある

入力や分析するための手間が発生する

上記のほかにもExcelで情報を集約しようとすると、どうしてもPC中心での運用になってしまい、モバイルPCを持っていない人は「社内にいないとアンケート入力ができない」といったことも発生します。

こうなると、アンケートに回答する人も集計する人も、余計な時間を割くことになります。

「Excel」を使うと、情報が集まってから分析のための計算式を組み立てたり、さらに上司に報告するためのグラフ化をしたりと、「後作業」に時間をとられるケースも少なくありません。

Microsoft Formsをオススメする4つの理由

複雑な情報や大量のデータを集約・分析するならともかく、短期間で少量のデータを集約したいなら、上記のようなデメリットが多いExcelよりも、冒頭でご紹介した「Microsoft Forms」がとても便利です。

ここからは、Microsoft Formsを使うべき4つの理由をご紹介します。

1．アンケート機能に特化しているため、わかりやすく間違いが少ない

Microsoft Formsは、UIが優れており設問を設定するのに、まったく無駄がありません。

またアンケートフォームに特化しているため、欲しい回答の選択リストが簡単に作れたり、わかりやすいフォームを容易に設定することも可能です。

また、以下のような機能も装備されています。

2．集計や分析がカンタン

さきほどもお伝えしたとおり、Excelで情報を分析する場合は「情報を入力してもらってから→グラフなどの分析を考える」というケースがほとんどでしょう、

一方Microsoft Formsの場合は、簡易的な集計やグラフ化であればFormsのみで完結しますので、分析をするために、あとで計算式を組み立てたる…といった手間は発生しません。

さらに集約したデータはExcelにエクポートできるため、詳細分析をしたい場合にも対応可能です。

3．モバイル入力にも対応可能

社内でアンケートを取る場合、入力する側は通常業務で追われているため、なかなか締め切りまでに入力してもらえるというケースは少ないのが現実です。

そこで大切なポイントになってくるのが「いかにカンタンに入力できるようにするか？」という点でしょう。

入力者側からすれば、いつでもどこでもすぐに入力できるシステムが受け入れられやすいはずです。

その点、Microsoft Formsは、スマホの画面に最適化されるため、外出先でも簡単に入力することが可能です。

Microsoft Formsなら「会社にいる時間でないと対応できない」「入力画面を開くのに時間がかかる」といったことからも解放されます。

4．Microsoft既存システムとの親和性が高い

アンケートを取得して分析したあとは、その結果をパワーポイントでまとめたり、Excelの資料に挿入したりと、データを二次活用するケースも多々発生します。

このようなデータの二次利用で重要になってくるのが、「既存システムとの親和性」です。

Office365を導入している職場なら、Excelやパワーポイントとの親和性が高いため、後々のデータ利用にストレスを抱えることもありません。

ITツールレビューサイトでも、他のアンケートツールと比較して一定の利用評価が出ていますので、参考までにご覧いただければと思います。

まとめ

今回はアンケートや情報集約のために使えるソフト「Microsoft Forms」をご紹介しましたが、どんな仕事でも気を付けたいポイントは「相手の時間を奪わない気配りが大切」という点です。

「いつもExcelを使っているから」「Excelがカンタンだから」と安易に考えるより、既存のシステムにはExcelよりも効率化できるソフトがたくさんあります。

とくにアンケートを集約するような場面では、「よりスピーディーに」「より正確」に情報を分析する必要があります。まだMicrosoft Formsを使ったことがないのなら、一度簡単な社内アンケートで使ってみることをオススメします。