ビジネスメールで好印象を与えよう!|書き方、署名の工夫

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毎日、当たり前のように送っているビジネスメールですが、送信者側のちょっとした工夫で、受信者の印象は大きく変わります。

テキストベースのコミュニケーションツールだからこそ、好印象を与えられるように小技を加えてみましょう。

“迅速かつ簡潔”から”フォーマルなコミュニケーション”へとビジネスメールの役割が変化している

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ビジネスメールの役割は、かつては「要件を迅速かつ簡潔に伝えること」でした。しかし今では、SNSやビジネスチャットなど、メールよりも早くて簡潔なコミュニケーション手段が使われるようになり、メールはフォーマルなコミュニケーション手段になりつつあります。

“基本的なマナーを守り、伝えるべきことを丁寧にわかりやすく伝える”というのが、ビジネスメールの基本的なルールです。

SNSやビジネスチャットの急速な普及に伴い、ビジネスメールの役割は、シンプルでスピーディーなものから、「手紙」に近いものへと変化しています。

もちろん、ダラダラと長くて読みにくいメールはよくありませんが、正論や論理的な言葉だけの簡潔なメールは印象に残らず、読み飛ばされてしまう可能性があります。

メールだからこそできる工夫で、読み手に温かい印象を残しましょう。

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①気遣いな一行を入れる

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SNSではなくメールだからこそ、無機質なメッセージではなく、「思いやり」を添えたいものです。かつては “余計なお世話”と敬遠されていた季節の挨拶も、今ではメールを豊かにする有効な手段となっています。

例えば、「今日は暖かくなって春めいてきましたね」「梅雨で毎日雨が降っていますね」「また台風が来ないか心配です」などです。

このように一見関係のないセリフをビジネスメールの冒頭に入れることで、ビジネスメールにありがちな機械的な印象を軽減し、自分がビジネスに関わっているだけではないこと(=できるだけ積極的に行動したいこと)をアピールすることができます。

また、最後に追伸(p.s)を入れるのも有効です。例えば、「前回お会いしたときに教えていただいた、会社近くのラーメン屋さんに行ってきましたが、とても美味しかったです!」などです。

相手のことや、会話の中で出てきた話に触れると、喜ぶ人が多いです。相手との距離が縮まるかもしれません。実会話でもそうですよね。

②何でもかんでも定型文のような敬語もよくない

メールで使われる言葉は、情報だけでなく、その人の印象を伝えるものです。お客様へのビジネスメールだから、正しい敬語を使って好印象を与えようと考えて、敬語だらけのメールを書く人がいますが、ただ丁寧に書けばいいというものではありません。

例えば、「いつもお世話になっております。私は〇〇社の嶋と申します。先日はお忙しい中、ご協力いただきましてありがとうございました。」という文面はよく見かけますよね。

しかし、すでに信頼関係を築いている相手の場合、あまりにも丁寧すぎると、相手が壁を作っているように感じ、「私と距離を置きたいのかな」と思われてしまうかもしれません。また、場合によっては「見下している」と受け取られる可能性もあります。

特に、相手がややカジュアルなメールを送ってきたときに、堅苦しいスタイルで返信するのは避けたいものです。“相手よりもワンランク上の丁寧さ”を心がけるとよいでしょう。

③件名と本文の冒頭で要件を簡潔に示すこと

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クライアントが役職者であればあるほど、1日に受け取るメールの数は多くなります。メールを読み飛ばしたり見逃したりしないようにしなければなりません。特に重要なクライアントであればなおさらです。

本当に読んでもらいたいのであれば、タイトルに「○○についてのご連絡です」など要件を簡単に説明したり、自分の名前を入れたり、「●」や「[]」などの記号を使ってメッセージを目立たせるのが効果的です。

大量の受信メールの中でも、誰が送ったのか、何を要求しているのかが一目瞭然なので、メッセージがすぐに読まれる可能性が高くなります。

④結論を先に書いておこう

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SNSやビジネスチャットなどで短い文章を使うことが増えてきたため、メールにもわかりやすさが求められています。前述のように行数を増やして温かみを出すことも必要ですが、前文が長すぎると要件が理解されず、「どうでもいいメール」と判断されて最後まで読まれない可能性があります。

「お問い合わせの件ですが、可能です」のように結論から始めたり、「今回は〇〇と△△の2点についてご報告させていただきます」のようにメールの内容を提示したりすると、受信者はメールの核心を瞬時に把握し、最後まで読んでくれやすくなります。

⑤署名に個性を

駅で携帯電話を使った日本人ビジネスマン - メッセージ ストックフォトと画像

署名には、相手に「自分が何者か」を伝えるという役割があります。必要以上に装飾する必要はありませんが、会社名や部署名、連絡先に加えて、伝えたいことを一言添えると効果的だと思います。

新製品情報など、自社の情報を掲載したURLでも良いですし、力を入れている製品やサービスについて一言添えても良いですし、自分の近況を一言添えることで、読み手に自分のことを印象付けることができます。

以前、「今日は何の日」「戦国武将たちの名言」などが書かれた署名に出くわしたことがあります。つまり、送信者は毎日、署名を書き換えているのです。頻繁にやりとりする相手を楽しませようという気遣いが感じられ、メールを開くのが楽しみになりますよね。

まとめ

お互いの顔が見えないことで、誤解やミスコミュニケーションが起こりやすくなります。簡潔に情報を伝えようと思って送ったメールが「不誠実」「事務的」と受け取られたり、良かれと思って書いたメールが相手に批判的に受け取られたりすることがあります。

また、当たり前のことですが、ビジネスメールにおいても、相手の状況や立場を考慮することが大切です。

取引先へのビジネスメールであっても、相手の気持ちに寄り添った温かみのあるメールは、お互いの距離を縮める効果があります。何度かメールをやりとりして親しくなったクライアントには、挨拶やちょっとした世間話など、人間的な柔らかさをプラスしてみるのもいいでしょう。

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