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会議の無駄を削減!なぜ会議はムダばかり?

|KEN'S BUSINESS(ケンズビジネス)|職場問題の解決サイト中間管理職・サラリーマン・上司と部下の「悩み」を解決する情報サイト 生産性向上/ITスキル
この記事は約9分で読めます。
悩める上司と部下の方向け水先案内

「忙しいのに毎日会議ばかりでうんざり」
「会議に参加するのはいいけど、結局なにも決まらず何のための会議かわからない」

こんな声は、どこの会社でも聞こえてくることです。

小さな会社ならともかく、企業規模が大きくなればなるほど会議の回数や時間も多くなります。

しかも、社内でおこなわれる会議のほとんどは「意味のない会議」です。

でも「会議がイヤ…」と文句ばかり言ってもはじまりません。

ちょっと思考を変えてみて「所詮なくならない会議ならプラス思考で取り組んでみる」のはいかがでしょうか?

無意味な会議の代表例と会議がなくならない理由

無意味な会議の代表例と会議がなくならない理由|会議の無駄を削減!なぜ会議はムダばかり?|会議室の写真|KEN'S BUSINESS|ケンズビジネス|職場問題の解決サイト中間管理職・サラリーマン・上司と部下の「悩み」を解決する情報サイト

「プラス思考で取り組んで…」といわれても、実際のところは毎日おこなわれる無駄な会議に疲弊してしまい、それどころではないという方がほとんどでしょう。

そこで、会議の時間をプラスに変えるコツをお伝えするまえに、まずは「なぜ無駄な会議がなくならないのか」を考えてみます。

1.共有目的の会議

無駄な会議のほとんどは、この「共有目的の会議」ではないでしょうか?

  • 「今月の売上進捗の共有会議」
  • 「現場の課題を共有する会議」

など、共有会議では発表者がダラダラと数値や事象を報告するだけで、ほとんどの方は発言機会もありません。

では、なぜこの無駄な共有会議がなくならないのか……。

それは、企業の幹部が「不安」だからです。

一般企業の上席になればなるほど情報は集まりにくく、また情報が集まったとしてもその情報が本当かどうか疑わしい場合もあります。

幹部が経営判断をする、さらには経営層への報告のために単なる「情報共有会議」が延々と繰り広げられます。

2.責任逃れのための会議

多くの企業ではプロジェクトごとに責任者が決められますが、責任者ひとりの判断で決められないことも多々発生します。

そのためさまざまな決定事項を「連帯責任」にするため、やたらと大人数の参加を求める会議が開催されます。

そして、あとになって問題が発生すると「え?あのとき〇〇さんも会議に参加してましたよね?」と責任のなすりつけ合いが始まるのです。

3.「とりあえず参加」で時間だけが奪われる会議

この「とりあえず参加会議」ですが、実はこの会議が一番厄介で参加している方にも問題があるかもしれません。

会議招集で「必須ではありませんが、ご都合があえばご参加ください」という会議は実に多いものです。

任意参加の会議は、あとで資料を見ればわかる程度のものがほとんどです。

しかし「知らないと不安」、「自分だけが取り残されているかも」という気落ちになり、安心するためだけに会議に参加する人もいます。

この「とりあえず参加」の会議に出席しているひとのなかには、自主的に会議参加しておきながら「無駄な会議が多いんだよな…」と文句を言い、会議に出席した一日を終えて「今日もよく働いた!」と意味のない自画自賛をしているケースも見受けられます。

無駄な会議の損失は2億円!

さきほどご紹介した無意味な会議は、なにも一部の企業に限ったことではありません。

大手人材コンサルティング会社パーソルキャリアの「パーソル総合研究所」が実施したアンケート調査を見ると「ムダだと思う会議は何割くらいありますか?」という設問に対し、メンバー層では「約23%」上司層では「約28%」が「ムダである」と回答しています。

「ムダだと思う会議は何割くらいありますか?」という設問に対し、メンバー層では「約23%」上司層では「約28%」が「ムダである」と回答しているグラフの写真|無駄な会議の損失は2億円!|KEN'S BUSINESS|ケンズビジネス|職場問題の解決サイト中間管理職・サラリーマン・上司と部下の「悩み」を解決する情報サイト

これらの「無駄な会議」を時間とお金に換算すると、従業員1,500人規模の会社では

「無駄な会議時間が年間約92,000時間」

そして無駄な時間を企業損失に例えると、

年間損失額は実に2億円にのぼります。

新型コロナウィルスの影響で企業利益のジリ貧が続くなか、会議ごときで2億円相当の損失があるとしたら、決して放置できる問題ではないといえます。

社内会議・打ち合わせに費やす年間の時間グラフの画像|KEN'S BUSINESS|ケンズビジネス|職場問題の解決サイト中間管理職・サラリーマン・上司と部下の「悩み」を解決する情報サイト
引用元:パーソル 総合研究所 「時間労働に関する実態調査(第一回・第二回共通)」調査結果
ムダ会議に費やしている年間総人件費のグラフ画像|KEN'S BUSINESS|ケンズビジネス|職場問題の解決サイト中間管理職・サラリーマン・上司と部下の「悩み」を解決する情報サイト
引用元:パーソル 総合研究所 「時間労働に関する実態調査(第一回・第二回共通)」調査結果

ムダ会議が削減されるようにまずは小さなことから!

この記事をご覧の方の多くは、「ムダな会議とわかっていても自分の力では会議をなくせない」と嘆いている方がほとんどでしょう。

さきほども触れた「情報を欲しがる人」は会議の開催に決定権を持つ上席であるケースが多く、実際のところは無駄な会議はなくならないのが現実です。

しかし無駄な会議に苦しめられているひとり一人の工夫次第で、もしかすると会議は少なくなるかもしれません。

ここからは、ムダな会議が削減されるように一人ひとりが工夫できることをご紹介していきます。

1.共有を欲しがる上司には能動的に話しかける

冒頭でもお伝えしたとおり、会議の多くは「情報の共有会議」であり、その情報を求めるのは自分の上司であるケースがほとんどです。

会議を開催したがる上席も好んで会議をしているのではなく、必要に迫られて情報を集めるために会議をしていることもあります。

少しでも共有会議を減らしたいなら上司が求めている情報を探りだし、メンバー層から定期的かつ能動的に、上司が求めている報告をしてみてはいかがでしょうか?

報告した内容が的を得ているなら、もしかすると会議は減るかもしれません。

2.会議に参加しなくても仕事には責任を持つ

「とりあえず参加」の会議には「参加しない」という手もあります。

ただし、旧態依然としている会社では会議に参加しないと「やる気がない社員」と思われるケースも多々あります。

しかし、ここは気持ちを強くもって「参加が任意なら出席しない」という判断もありです。

ただ、参加しなかった会議の資料はしっかり読み込んでおき、不明な点は参加者に尋ねるなどして「会議に参加しなくても仕事には責任を持つ」という信念はもっておきましょう。

会議に参加しない→情報を知らない→知らないから責任もない…では社会人失格です。

「無駄な会議」も考え方ひとつでプラスになる!

ここまでお伝えしても「無駄な会議はなくならない」のが現場の実態です。

たしかに、どんな手段を講じたとしても「共有を欲しがる上司」の意見が通るのが一般的ですから、幹部陣の考え方が変わらないかぎり会議は一生なくなりません。

では、会議がなくならないならどうするか…。

無駄な会議時間に文句を言うのではなく、「会議をスキルアップの時間」として考え方をプラスに変えたほうが自分の成長につながるかもしれません。

1.プレゼンの練習時間にしてみる

1.プレゼンの練習時間にしてみる|男性がプレゼンしている画像|KEN'S BUSINESS|ケンズビジネス|職場問題の解決サイト中間管理職・サラリーマン・上司と部下の「悩み」を解決する情報サイト

会議参加でもっともつまらない人…。

それは、会議に参加しているのに発言しない人です。

なかには、パソコンを前に資料を見ているフリをしながら、メール処理や別の資料作成など「内職」をしているひともいます。

そこまでいくとさすがに会議開催者にも失礼です。

そこで、無駄な時間をプラス時間に変えるために、一度会議の進行役やプレゼン役を申し出てみるのはいかがでしょうか?

「人前で説明する」「プレゼンする」といったことは、どんな仕事をするうえでも絶対にプラスになります。

プレゼンターをやってみると「資料作成と準備」「会議準備」など、はっきりいって余計な仕事は増えます。

しかし、それを「余計な仕事」と捉えるか、未来のための「勉強」と見るかは本人次第です。

所詮ムダと思っている会議に強制参加させられるくらいなら、少しでも勉強になることをやってみるほうが同じ時間の使い方として価値があります。

2.対人調整スキルを磨いてみる

2.対人調整スキルを磨いてみる|KEN'S BUSINESS(ケンズビジネス)|職場問題の解決サイト中間管理職・サラリーマン・上司と部下の「悩み」を解決する情報サイト

会議の進行役などを担当すると単なる司会者にはとどまらず、実にさまざまな「調整業務」が必要になってきます。

会議室や機材の準備など庶務的な業務はもちろん、効果的な会議を遂行するために「発表する順番を考えたり」「発表者に事前に根回しをしたり」と、対人調整スキルを高めるいい機会にもなります。

このようなスキルを磨く場所はそうそうありません。

「ムダな会議」をフル活用して、サラリーマンとして重要な「対人調整スキル」を磨いてみてはいかがでしょうか。

ダラダラ会議を劇的に変えるツール「Microsoft OneNote」がおすすめ!

ダラダラ会議を劇的に変えるツール「Microsoft OneNote」がおすすめ!|KEN'S BUSINESS(ケンズビジネス)|職場問題の解決サイト中間管理職・サラリーマン・上司と部下の「悩み」を解決する情報サイト

会議が長い…なにが決まったのかもわからない、あとで振り返ろうにも誰も議事録をとっていないなど…、残念な会議には共通した特徴があります。

所詮なくならない会議なら、デジタルツールを駆使して「会議の生産性向上」に取り組んでみるのも面白いかもしれません。

ダラダラ会議を有効な時間に変えたいときに使えるデジタルツールが「Microsoft OneNote」です。

私も会議準備や発表時に「大量の紙の準備」に追われていましたが、OneNoteを活用することで、会議の生産性が劇的にアップしました。

「会議資料のごちゃごちゃ…」を解決!

会議に参加すると、発表したり上席から質問を受けるたびに「あれ?その件はどこの資料にかいてあったかな?」と、資料探しに右往左往することはありませんか?

OneNoteなら、会議に必要なファイルごとアプリケーションに貼り付けられますし、重要な部分だけを画像ファイルで貼り付けておくことも可能です。

以前まで発表するたびに紙の資料を見ながら説明していたものが、OneNoteひとつでデータを見ながらスマートに説明することもできます。

貼り付けられるファイルは「エクセル」でも「パワーポイント」でも「メール」でもなんでもOKです。どんなファイルや情報でもどんどん貼り付けられるので、会議室に紙を持ち込む必要はありません。

ダラダラ会議を劇的に変えるツール「Microsoft OneNote」がおすすめ!|OneNoteの画像|KEN'S BUSINESS|ケンズビジネス|職場問題の解決サイト中間管理職・サラリーマン・上司と部下の「悩み」を解決する情報サイト

Outlookとの連携で議事録送信も一瞬で!

会議をはじめる前には「会議のゴール」を共有し、会議終了後には「決定事項」を参加者に共有するのが基本です。

しかし、実際には議事録がとられていないケースも多く、担当者が議事録を手書きやWORDファイルに別作業で記録して、後日忘れたころに議事録がメールで届くこともよくあります。

こうなると会議で決まったことを忘れていることも多く、時間がたてば経つほど重要性も薄まってきます。

「Microsoft OneNote」なら、会議中にホワイトボード感覚で議事録をとることができ、完成したOneNoteファイルとOutlookの会議招集メールとを連携させて、ワンクリックで会議参加者に議事録を送信することも可能です。

文字で書くとなかなかわかりづらいかもしれませんが、筆者もおすすめの「たかみーチャンネル」ではOutlookの使い方をわかりやすく解説してくれています。ぜひ一度ご覧ください。

参考:OneNoteの使い方 「たかみーチャンネル2020年OneNoteの使い方、できる事完全版 前編」

まとめ

我々の時間を奪ってしまう会議…。

非常に残念な時間ではありますが、何度も申し上げるとおり企業の幹部陣の考え方が変わらないかぎり、無駄な会議はなくならないでしょう。

毎日「ムダな会議でうんざり」とストレスをためるより、一度プラス思考に考え方を変えてみることをおすすめします。

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