管理職にとって、チームのパフォーマンスを向上させるためには、個々のメンバーとの良好な関係性を保つことが重要です。この視点から、1on1面談は組織のパフォーマンスを左右する重要なツールとなります。この記事では、上司としての1on1面談の進行法を見出しと事例を交えてご紹介します。
1. 面談の目的と意義
1on1面談は、マネージャーと部下が直接、個別に話す機会です。この時間は、職場の問題や個々の成長、キャリアの進行について深く理解するためのものです。
例えば、新人の佐藤さんが入社して3ヶ月が経ち、少し仕事に慣れてきましたが、何か困っていることがないか、また、どのようなキャリアを考えているのかなど、確認するための時間です。
2. 面談の進行法
事例１：質問を工夫する
面談では、上司からの一方的な指示や評価よりも、部下の意見や感情を引き出すことが大切です。例えば、山田さんはあるプロジェクトで成果を上げていますが、その成功要因や困難だった点について聞くと、山田さんの能力や仕事観がより深く理解できます。
事例２：フィードバックを活用する
1on1面談はフィードバックを行う最適な機会です。フィードバックは、その人の強みや改善点を伝えるだけでなく、理想的な行動を示すためのツールでもあります。部下の田中さんが、顧客対応で好評価を得ていたとしましょう。その際、”あなたの顧客への対応は素晴らしい。特に、問題を迅速に解決しようとする姿勢が評価されています。その取り組みを他の業務にも活用してみてはどうでしょうか”といった具体的なフィードバックを提供すると、田中さんは自身の強みを認識し、他の業務にも活用するモチベーションが向上します。
事例３：面談の時間と頻度を適切に設定する
1on1面談の時間と頻度は、部下のニーズや業務状況に応じて適切に調整することが大切です。例えば、若手の鈴木さんは新しい業務に取り組んでおり、週に一度の面談で進捗状況を確認し、必要なサポートを提供します。一方、経験豊富な佐々木さんは、月に一度の面談で長期的なキャリアプランを話し合うのが適切かもしれません。
3. 面談の課題と解決策
事例１：一方的な会話の回避
面談が上司からの一方的な話になりがちな場合、部下は自身の意見を開示することを避ける傾向にあります。この課題を解決するためには、オープンエンドの質問を用いて部下に意見を求め、彼らが自由に意見を述べられる環境を作ることが重要です。
事例２：面談の定期化
“忙しいから”という理由で面談をキャンセルすると、部下は自分の話をする価値がないと感じる可能性があります。定期的な面談は部下にとって、自己表現の機会であり、上司とのコミュニケーションの場です。スケジュールが厳しくても、最低限の時間を確保し、部下との約束を守ることが大切です。
1on1面談は、部下との信頼関係を築き、彼らのパフォーマンスを向上させるための重要なツールです。その実施方法や進行法は、部下一人ひとりのニーズや状況に応じて変えるべきです。適切なフィードバックや質問、環境設定により、部下の成長と組織の成功に大きく寄与することが可能になります。
