新型コロナ感染症拡大の影響で、多くの企業が中途半端な形でテレワークを導入せざるを得ない状況になっています。
このような状況では、社員一人ひとりのパフォーマンス把握が困難な企業が多かったのではないでしょうか？
米国企業のように「ジョブ・ディスクリプション」が明確な企業であれば、パフォーマンスの管理は比較的容易でしたが、日本におけるほとんどの企業は明確な「ジョブ・ディスクリプション」がなく、理由もわからないまま社員に在宅勤務をさせている会社も多いと嶋コンサルでは聞いています。
在宅勤務を実現するためには、上司は、同じオフィスで一緒に働くことを前提とした従来の部下の評価方法を改め、異なる場所で働くテレワーカーにも適用できる新しい「成果主義の評価方法」を考えなければなりません。
企業にとって「アウトプット」をきちんと出す社員が望ましいということは、以前と変わりません。
しかし、1つのフロアに集まって仕事をするのが当たり前だった時代には、
- 「チームの和を乱さない」
- 「同僚と仲良くする」
- 「熱心にパソコンに向かう」
など、アウトプット以外の行動が求められていました。
部下に「模範的な行動」を求め、それを重視した評価をする上司もいました。
テレワーク＝さぼりにさせないために上司がすべきこと
- 雇用形態を「ジョブ型」に変更
- 結果の報告を義務付ける
- スペースの共有
- フレックスタイム制の導入など、時間管理の方法を検討する
- 定量評価制の導入
雇用形態を「ジョブ型」に変更
日本の職場では、「どこまでが誰の仕事なのか」という責任の範囲が明確でないことがよく話題になります。
これは、日本企業が「メンバーシップ型」の雇用システムを採用しているためで、まず人を雇ってから仕事を割り振ることになります。
つまり、新卒者に「総合職」があるように、入社して初めて仕事が割り当てられるのです。
みんなで協力して仕事を完成させるという点では、優れたメンバーシップの形といえるでしょう。
しかし、個人の責任範囲が不明確なため、自分の仕事が終わっても他の人の仕事を手伝ってしまったり、職場のみんなが終わるまで帰れなかったりして、残業時間が増えてしまうというマイナス面もあります。
これは、残業時間の増加につながります。
結局、「誰かがやってくれるだろう」という意識が芽生え、その結果、仕事が得意な人だけに集中し、そうでない人は “サボる”ことになってしまう危険性があるのです。
これは、ワークスタイルを在宅勤務に変更した場合にも同じことが言えます。
メンバーシップ型の場合、仕事の責任の所在が不明確で、個人も管理者も、在宅勤務の日にどれだけの成果を上げればいいのかわからないという面もあります。
では、どうすれば良いのでしょうか？
鍵となるのは、諸外国で主流となっている「ジョブ型」の雇用制度を導入することです。
ジョブ型雇用とは、雇用契約時に交わされる「ジョブ・ディスクリプション」で各人の仕事の範囲を明確に定義する制度です。
仕事の範囲が明確に定義されていれば、たとえ自宅で仕事をしていても、仕事を完成させなければならないという意識が働きます。
また、結果を優先する意識が醸成されるため、在宅勤務であっても「サボり」を防ぐことができます。
結果の報告を義務付ける
また、在宅勤務での「サボり」を防ぐためには、その日の成果や進捗状況の報告を義務付けることも効果的です。
在宅勤務の前日に、上司が事前に提出・報告すべき内容を社員に伝えておきます。
そして、在宅勤務中に成果物が報告通りに提出されたかどうかを確認しましょう。
部下は具体的な作業の進捗状況や成果を報告することが義務付けられているため、“サボる”ことなく在宅勤務をせざるを得ないのです。
会社にいるときの仕事と、在宅勤務中の仕事を整理して可視化することで、仕事の効率化を図る意識が芽生えることが期待できます。
スペースの共有
先に述べたように、「サボる」ことへの懸念は、お互いに仕事をしている姿が見えることで緩和されます。
職場の人と自宅で仕事をしている人がお互いに顔を見られるように、Webカメラを常時接続している人にはWeb会議システムやビデオ会議システムがおすすめです。
フレックスタイム制の導入など、時間管理の方法を検討する
サボりの原因のひとつは、始業から終業までオフィスにいることが求められることにあるのではないでしょうか。
季節によって、また繁忙期とそうでない時期とでも異なる仕事量なのに、皆が同じ時間オフィスにいなければならないのは不思議な感じがします。
始業から終業まで会社にいなければならない環境では、あまり仕事がない人は終業までの時間をいかに有効に使うかということに頭が向くかもしれません。
つまり、そのような環境は「サボる」という習慣を助長する可能性があるのです。
近年では、フレックスタイム制を導入してコアタイムを設定し、早く仕事が終わったら帰宅できる環境を作ることも有効でしょう。
そうすることで、自分の時間管理の感覚を養うことができるだけでなく、会社にとっても個人にとっても、定時までどうやって乗り切るかという無駄な「サボり」を防ぐことができます。
定量評価制の導入
人事評価には、定量的なデータに基づいて評価する「定量評価」と、勤務態度などに基づいて評価する「定性評価」があります。
定性評価では上司の評価がポイントになることが多いです。
そのため、上司がいるときはしっかりやるが、上司が見ていないときは手を抜くという傾向が自然と出てきます。
それがやがて、上司が見ていない環境（在宅勤務）でのサボりにつながる可能性があります。
そこで、人事評価は定量的な評価を重視し、業績のみで判断する環境を作る必要があるのではないでしょうか。
そうすれば、在宅勤務だからといって「サボっている」ということもなくなるはずです。
まとめ：在宅勤務の「サボり」はシステムで防げる
サボりを気にしている上司は、在宅勤務のためには社員の意識が重要だと考えているのではないでしょうか。
在宅勤務を導入するのであれば、そもそも社員がサボらないような仕組みを企業や上司側が整えることが重要なのかもしれません。
Webカメラを常時設置して在宅勤務を可視化したり、仕事の成果物の提出を義務づけたりするのも一つの方法です。
このような制度を導入して、“サボり”を防止する方法を考えてみましょう。
