ダメ出ししかしない上司に認めてもらうための資料作成のコツ

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誰もが一度や二度はこのような苦い経験があるのではないでしょうか。

私たちビジネスマンの仕事のひとつである資料作成。できればサクッと仕上げて、つぎの仕事に取りかかりたいですよね。

非効率な資料作成はあなたを消耗させるだけでなく、上司や周囲の人の時間を奪うことにもつながります。

そこで今回は、上司に認められる資料作成のコツ、正しい資料作成の方法をご紹介します。

上司に認められる資料を作るポイントは「資料のゴールを見極めること」

資料作成のコツをお伝えするために、上司に認められる資料作りで大切なポイントをお伝えします。

それは「伝えるべき相手と資料のゴールを明確にする」という点です。

上司が認める資料・相手に伝わる資料とは「読み手に具体的なアクションを起こさせる」内容でなくてはなりません。

 ✔読み手は誰か?

 ✔読み手にどんなアクションを起こして欲しいのか?

 ✔資料のなかで一番伝えたい点はなにか?

資料を読んだあと、読み手に自分の行動をイメージしてもらうためには、上記の3つのポイントを整理してから資料作りをはじめましょう。

NTTコムリサーチが実施した「ビジネスマンの資料作成に関する調査」によると、資料作成の失敗談として多いのは、「誤字脱字」「文章表現が不適切だった」「相手の意図を読み違えた」というものです。

「資料作成の失敗談は?」

引用元:NTTコム リサーチ ビジネスマンの資料作成に関する調査

誤字脱字は自分で防げますが、「相手の意図を読み違えた」という失敗は、上記のポイントをおさえれば防げるかもしれません。

具体的な資料作成の流れ

上記のポイントをおさえたら、いよいよ資料作成のスタートです。

上司にダメ出しされない資料を作るには、以下の流れを参考にしてください。

①           社内会議やミーティング内容のメモを取る(資料作成に必要な情報を得る)

②           資料の骨子を作成し上司と共有。フィードバックを受ける

④           資料作成

⑤           60%程度できたタイミングで上司に報告

⑥           最終フィードバックを受けて完成

完成まで段階を踏むべき理由

資料作成をする際には上司の期待に応えたい一心で、一日でも早く資料を完成させようとする人がいますが、その結果できあがるのは「自己満足な資料」です。

冒頭でも触れたとおり、「相手に求められる資料、伝わる資料」を作成するには、常に上司や読み手をイメージしながら緻密に作業することが大切です。

したがって、資料作成の際には常に以下の2つのポイントを念頭に、作業していきましょう。

①完成イメージ(ゴール)を上司と共有する

②進捗報告をおこなう

①完成イメージ(ゴール)の共有

自分の思い込みで作業を進めることは、結局のところ「お互いの時間を奪う」ことになります。

完成イメージを共有する際には、以下の具体的なポイントをおさえるようにしてください。

①資料の結論

②資料のボリューム(ページ数、1枚当たりの文字数など)

③構成(資料全体の流れ)

④レイアウト、デザインといった体裁

資料を共有する際には、「口頭で伝えない」ということも大切なポイントです。

共有資料は手書きでもかまいません。自分で資料全体の「骨子」を作ったら、上司に一度確認をしてもらいましょう。

上司としても、言葉だけで説明されるより視覚で訴えられた方が理解しやすいものです。骨子作成は一見面倒ですが、トータルで見れば効率化につながります。

上司の好みに合わせるのも資料作成のコツ

ずっと仕えている上司なら、資料作成に関する上司の「好み」は理解していると思いますが、上司との関係が浅い場合は、自分より上司のことを知っている同僚に「資料の好み」を聞いてみましょう。

過去一緒に働いたことのある同僚がいれば「●●部長はこういう見せ方や言葉遣いを好む」というような情報が得られます。細かいテクニックかもしれませんが、実際現場では結構役に立ちますよ。

②進捗報告をおこなう

ゴールを共有したあとは、作業途中の資料を上司にみてもらい反応を伺いましょう。

ひとりで資料を作成すると、どうしても読み手がどこかに行ってしまい、独りよがりな資料になりがちです。「上司」という他人の目で、自分とは違う視点で資料を見てもらい、資料作成のゴールに沿った内容になっているか、確認してもらうことが大切です。

また、適切な頻度で相談してくる部下に対して、上司は信頼を置くものです。上司からすれば「今どのくらいまで仕上がっているのか」「正しい内容で進めているのか」、とても不安になるものです。

「全然できていないのに見せるのも恥ずかしい」と思うかもしれませんが、上司はあなたより経験値が上です。自分ではどうしようもなく行き詰まっていたことも、役に立つヒントを与えてくれることでしょう。

資料作成ひとつで、自分の評価も上げてもらえるかもしれません。

資料の途中確認には「Microsoft_OneNote」が最適!

ここで資料の進捗報告に役立つツールをひとつご紹介します。

それは無料で使える「MicrosoftのOneNote」です

OneNoteひとつあれば、資料作成時のタイミングで以下のような使い方ができます。

・資料作成前の会議メモを取る(資料作成に必要な情報を得る)

・メモをもとに骨子を作成して上司に途中報告する(手書きのような注釈もつけられる)

OneNoteを利用すれば手書きのメモは不要ですし、何冊ものノートを持たなくてもパソコン上にあらゆる情報を一元化できます。

OneNoteには、Outlookと同期できる機能や他者とメモを「共有」する機能もあります。また、録音機能も装備されていますので、上司との打ち合わせあとに「言った・言わない」など、無駄な議論をする必要もありません。

OneNoteの具体的な使い方は、筆者がいつも参考にしている「たかみーチャンネル」を見てください。説明がとてもわかりやすくて参考になります。

2020年 OneNote の使い方・できる事 完全版 <前編>

資料が完成したあとの振り返りが大切

上記のポイントをおさえて資料を完成させて、上司に報告したら「終了」ではありません。

資料作成とプレゼンが終わった安堵感から「資料は見返さない」という人も多いかもしれません。上司と一緒に作り上げた資料でも「100%完璧な資料」というのは案外少ないケースがほとんどです。

作成した資料をもとに自分でプレゼンする、または上司が説明する会議に同席した場合は、「読み手の反応」や「自分自身が感じたこと」があると思います。

自分が作った資料を見た相手の反応や修正ポイントが見つかったら、再提出が必要なくてもすぐに修正しましょう。仮に1回限りの資料であっても、気づきをメモなどで残しておくことも大切です。かならず次回の資料作成時に役立ちますし、資料作成スキル向上にもつながります。

まとめ

ビジネスの現場で「時間」は貴重です。限られた時間の中で、上司に認められ質の高い資料を作成することはとても重要なスキルです。

資料作成にはステップを踏むことが重要で、確認のタイミングごとで押さえるべきポイントが存在します。確認ポイントを無視して一気に資料作成しても、結局はどこかでつまずくことになります。

今回の記事を参考に、生産性を高めて効率よく資料を作成し、自分の評価を上げましょう。サクサクと資料作成を済ませたら、さっさと定時に退社し資料作成とは「別のビジネススキル」を磨く時間に充てるのもいいかもしれませんね。

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